行政专员/主管

岗位职责：

1.制度管理

1.1 根据需求，协助综合管理部经理修订公司行政管理制度及工作流程、表单等。

1.2 监督、指导各部门行政制度的执行情况，每季度开展行政制度培训。

2.预算管理

2.1 每年度10月份，协助综合管理部经理制定人力资源及行政管理方面预算，提供行政各类支持性数据，及年度预算使用情况对比分析表，报至综合管理部经理。

2.2根据下发的定版公司年度预算计划，每月25日制定下月行政资金计划预算，并汇总分析本月计划与实际差异，上报综合管理部经理。

2.3严格执行预算计划，及时登记预算使用情况，每季度编写预算与实际费用对比分析表。

3.行政管理

3.1 公文管理

3.1.1 每日对文件资料的收发、传递和督办，接收和发放信件、报刊等。

3.1.2 每日对公司内部重要文件进行传阅、下发，管理公司各类文号，督促和指导各部门行政公文规范实施，并保留发文文件。

3.1.3 每月5日提交月工作总结，每季度提交季度工作总结，12月底提交年度工作总结。

3.1.4 保管环保、建设、土地等重要政府、机关部门往来文件的管理，并做好借阅登记。

3.1.5 接收、传递和记录电话及传真。

3.2 印章管理

3.2.1 严格按照公司印章管理制度，审核用印文件手续齐全。及登记、保留用印文件。

3.2.2 审核公司各种印章印制申请的审核、报废的申请手续齐备。

3.2.3 严格执行关于印章外借的规定，审核借印审批，签订借印保证书的手续齐备并做好保存的工作。

3.2.4 每月制定《印鉴管理表》，保管人发生变更时需实时更新后报备创冠环保中国总部。

3.3 档案管理（证照、文书和工程档案的收集、整理和归档，档案室管理）

3.3.1 公司重要文件、生产资料以及工程建设资料的收集、整理和归档。

3.3.2 严格执行档案管理制度，落实档案借阅登记手续。

3.3.3 建立行政类合同管理台账，每季度对合同执行情况进行整理和复核。

3.4 会务管理

3.4.1 公司重要会议的组织和会议的会前准备、会中服务及会后总结、善后工作。

3.4.2 会议室的设备设施及清洁卫生等相关管理工作。

3.5 办公设备和用品管理

3.5.1 收集各部门的需求，结合行政资金计划，办公用品管理制度，完成每月办公用品采购。

3.5.2 建立办公用品及接待物品的入库登记和领用登记、每月30日盘点办公仓库并登记留档。

3.5.3 办公设备日常维保管理（照相机、投影仪、录音笔、扩音器、音响、视频会议系统等）。

3.5.4 建立办公用品使用台账，办公用品耗材等均采用以旧换新原则，节约成本。

3.5.5 建立固定资产管理情况登记表，每半年对公司固定资产进行盘点。

3.5.6 根据需求采购和管理劳保鞋服，做好入库和领用登记，并按制度发放，对离职人员及时收回劳保鞋服。

3.6 办公环境管理

3.6.1 监督办公区域内人员和环境的卫生及安全情况，发现问题及时汇报、并督促违反规定的人员改善不正确的行为规范。

3.6.2 有效管理公司电脑、网络及通信划分，合理利用现有资源，改善办公环境。

3.7 行政服务工作

3.7.1 安排对出差至项目公司人员的接机、接站工作，酒店预订及招待客房日常管理等工作。

3.7.2 每月5日统计各部门生产报表、记录本的库存，及时印制和收集用完的报表。

3.7.3 每月10日前对员工手机费统一打印发票及报销。

3.7.4 每月20日前结算公司水电费，通信费。

3.7.5 每年2-3月份协助综合管理部经理做好职工健康体检、职业健康体检。并管理和及时更新个人职业健康档案。

3.7.6 协助综合管理部经理及生产部门做好职业场所危害因素检测及职业健康相关其他监测和验收。

4 后勤管理

4.1 车辆管理

4.1.1 协助每月25日对公司行政车辆的油费、维修、过路过桥路费进行整理汇总

4.2 宿舍和招待房管理

4.2.1 每月10日对宿舍设备及家具进行检查，登记维修和各类设施使用情况。

4.2.2 对住宿需求审核、入住登记、住宿人员管理等日常管理工作。

4.2.3 每月10日对有入住的宿舍进行安全、卫生、纪律检查、并登记考核表。

4.2.4 每周五检查一遍招待间的配置、清洁等工作，做好招待间的分配使用。

4.3食堂管理

4.3.1 食堂整体维护及各类设施的配置、维修、保养等工作。

4.3.2 组织伙食供应，每季度对伙食供应进行食堂满意度调查。

4.3.3 每月15日组织伙委会，由各岗位人员提出改善措施，并形成记录。

4.3.4 每月15日对食堂食品卫生、食堂设备设施使用安全、食堂人员动态进行检查，并对不足提出改善和整改措施。

4.3.5 组织不同人员对食堂每日采购物料的新鲜和重量进行审核，每月1日进行食堂仓库盘点。

4.3.6 每月1日用电统计及费用缴交并上缴财务部，食堂收支费用统计，每月1日由综合管理部经理审核后上报财务部，并于每月15日在伙委会公示上月详细账目。

4.4 清洁、绿化管理

4.4.1 每日检查公司内（非生产区域）的卫生清洁及绿化工作。

4.4.2 每季度制定清洁保养计划，落实各项月度清洁计划（玻璃、下水道、门窗、地板等）。

4.4.3 每月20日监督清洁人员对公司内室内盆栽植物进行养护。

4.5 维修管理

4.5.1 每月20-25日期间对厂区公共区域生活区域的房屋、道路、管道、线路等公用设施的检查，26日前汇总检查情况表通过OA邮件通知相关部门修缮、更换。并于次月20-25日检查时针对上次检查的问题进行检查。

4.5.2 每月5日对本部门办公区域设施、设备（空调、照明、办公家具、饮水机等）进行检查并及时填写维修申请，正常维修5个工作日维修完成，需要调货或技术人员协助的顺延。

4.5.3 每月根据安环部开展的检查，涉及行政区域的及时的整改和维护工作。

4.6 保安管理

4.6.1 每日监督厂区内进出人员、车辆、物品实施全面登记管理，建立各项记录。

4.6.2 每日督察保安人员开展定时、不定时和定点、不定点巡检工作，保证厂内财产安全。

4.6.3 监督外来施工人员登记，办理临时工作牌，做好传达通知和行为规范等工作。

4.6.4 每日检查保安员上班情况，每月5日前检查上月保安交接班登记表，查看异常情况。

4.6.5 每季度开展保安人员的上岗培训，加强安全责任意识。

4.6.6 每周一对保安卫生区域进行检查，并登记检查情况表。

4.6.7 每月28日对办公区域的消防设施进行检查，并填写检查表，更换封签。

4.7 团队管理

4.7.1 协助综合管理部经理编制后勤各岗位绩效考核指标。

4.7.2 对综合管理部经理下发的各岗位绩效考核指标进行日常考核打分工作，每月30日完成考核指标填写后上报至综合管理部经理。

4.7.3 对考核分数较低的员工进行专项的培训和沟通，制定及落实改善提升计划。

5 企业文化管理

5.1 内部通讯

5.1.1 撰写万载公司内各项活动、接待、参观、考察等工作的通讯稿件。

5.1.2 按要求整理和收集各类与公司相关的信息并报备瀚蓝厦门总部。

5.2 宣传栏

及时更新宣传栏内容、张贴公司最新制度、通知等。

5.3 文化活动

组织公司各项比赛活动、晚会活动、旅游活动、文化体育活动等。

6. 完成上级领导交办的其他工作。